留学文书主要以个人陈述、推荐信、个人简历及Essay短文材料构成。留学文书是出国留学申请中的重要材料，海外院校招生官通过留学文书了解申请者是否符合申请条件。学生在申请海外名校时，绝大多数的学校都要求申请人提交申请文书，尤其是所有的香港大学和美国的顶尖大学的本科录取，及部分研究生的录取。申请文书写作好坏对录取结果的影响非常大。
一、个人陈述
概念
个人陈述是在申请过程中按照学校要求来写一篇有关申请人背景，学术成就和未来研究和职业目标的文章。一篇成功的个人陈述应不但应该语言流畅，逻辑严谨，层次分明，更要充分显示申请人的才华并抓住审阅人的注意力。几乎所有学校都要求提交个人陈述。只要每到申请季节来临时，一个招生评委一天大概必须要看5~10篇个人陈述，如果没有吸引人的 "主题"和逻辑清楚的思路，加上 "叙述语句" 而非枯燥的纯粹描述事实，招生委员会很快的将这篇Personal Statement略过。
个人陈述也有不同的名称，如Personal Statement，Statement of Purpose，Statement of Intent, Statement of ob
写作技巧
个人陈述内容：
（一）申请者的学术或专业兴趣及背景；
（二）欲研究的方向；
（三）未来的职业目标。
如果个人陈述写作得当，可以很大程度地提高申请者获得录取和奖学金的机会。这对申请者来说是一个绝好的机会。可惜的是很多申请者对TOEFL、GRE可谓呕心沥血，而对个人陈述往往一蹴而就，敷衍了事，内容贫乏、语法错误连篇。而西方的大学并不单是通过传统的考试来考评其申请者的资格，这并不是说他们的录取标准不严格。外国教授在决定你是否正是他们想要的人时，首先希望听一听你对于你自己作何评价。当你通过申请文书来介绍你自己时，你会发现所面临的机遇和挑战同样之大。要写出成功的申请文书仅仅有那些适用于任何类型写作的基本写作技巧（清晰、简洁）是远远不够的。一篇好的申请文书要求申请人能够用一种与其他申请人完全不同方式，巧妙地展现自己的独特个性和经验。这是一件要求比较高，通常非常繁累的工作。这不仅仅对中国人如此，以英语为母语的人在此类写作时也会感到十分的头疼，但是我们中国人还需克服语言的障碍。
个人陈述写作规范：
个人陈述的内容应包含下列三项资料：
（一）申请者的学术或专业兴趣及背景；
（二）欲研究的方向；
（三）未来的职业目标；
写作时，依以上三点将文章分为三个主要部分。不要像列清单，也不要重覆申请表格或简历中已有的资料。
注意事项：
（一）详读学校的写作说明并了解问题的重点，不赘言，不遗漏，且在要求的字数内完成。例如学校要求五百字内完成(In 500 words or less discuss ...)，则全文最好不要超过五百字。如果学校要求以问答方式来叙述 (Responses to essay questions, Please limit your response to Ｏne page.)，即依其要求回答不长过一页。
（二）写作时应清楚明确。
例如：
1. "I am interested in English literature" 这句话表达不够清楚，而"I was concentrated Ｏn Milton and Shakespeare in college" 就明白的说出了申请人的志趣及研究范围。
2. "I was very active as a student representative" 最好说明曾经做什么："组织活动，主办演讲，沟通学生与校方意见等。
3. "I am attracted to your department by its brilliant faculty."应说明教授的认知是从何而来，如在何处读到某教授的文章而愿受教于他，或某位教授正在从事一项重要研究，与自己欲攻读的研究领域相同等。表达对所申请之系的课程、教师和特性有些了解，依学校之不同而提及某位任教于该校的教授、新课程或该校的某个学位有兴趣。
4. 但一般来说，切忌把研究范围和计划限定到过于狭窄，如写非某一位教授的研究组不进或者非某一个具体问题不研究。
（三）不要用语意模糊的句子，如 "Your esteemed school"应代以学校的名字。"I will return to serve my country"应明确的说出所要从事的到底是什么工作等。
（四）文章需要有一个明确的主题 [2] 。不要离题，谈论一些不相干的事。需要考虑合理的围绕主题安排材料。多写你自己感兴趣的经历与研究问题。
（五）写一个引人入胜的开头——小故事，名人名言，或者有意思的场景或描述，而不要说一些成词滥调，如"I was born in.."或"My parents came from..."。结尾处记得呼应主题。
（六）文风可以适当幽默，但是不要太过。态度诚恳认真，不卑不亢。用积极的态度说明弱点，比如托福成绩不高等，但不能表现得过份自信。重要的是给学校一个专业，认真的印象。不能编造经历。
（七）不要抄袭，改写书上的样本文章。应详读学校的介绍，了解其要求，再对自己的学业背景、计划加以考虑，写出自己的风格。
（八）避免用深奥的字汇，尽量以简单容易的字来表达。检查英文的时态、性别及单多数等方面的错误。一般至少检查三遍，并请别人帮着一起看。可以自己用手机读一遍并录下来，回放听听是否有问题。
二、推荐信
推荐信(Recommendation Letter)：在出国留学申请过程中，学校通常会要求2～4封来自申请者工作主管或者教授的推荐信函。推荐信是申请文书中非常重要的组成部分。因为推荐信是申请材料中唯一的一个从第三者的角度对申请人学习成绩、学术科研能力、研究潜质和性格特点的评价。所以，推荐信的份量直接关系到能否出国留学，能否获得奖学金等。MBA申请的推荐信，如果学校是以很多问题形式来问推荐人，请推荐人物必要针对每个问题做回答，而非只是附上传统那种一封式的推荐信，而是必须要像是问与答形式的推荐信。
推荐信内容
1、被推荐人的基本情况介绍。侧重于个人的毕业时间、学校、所获学位以及个人的专业经历。
2、推荐人对被推荐人的基本评价。侧重于被推荐人的专业基础、个性、特点、工作态度和在学术上的前途估计。若是推荐研究生，推荐人还需进一步说明其深造学习的基础和当前所具备的研究能力。显然，恰如其分地评价被推荐人的基础、能力和前途，比言过其实的赞誉更令人情服，更具有实际意义。
3、推荐人可以着重介绍被推荐人曾经获得的奖励，发表过的论文，参加过的重要学术会议，以及曾在学生组织或学术团体中的任职等来支持自己的评价。
4、推荐人还必须清楚地表明被推荐人留学的身份是研究生还是访问学者，专业领域和研究方向是什么。
如果大学提供了现成的推荐表格，则必须按这类表格认真逐项填写。推荐表格中一般有学生综合评估的一项，即要求推荐人说明该生在所教的学生中应列为前5%，10%，或25%等。这种评估是指教授的个人评价，可以稍高一点。另外，推荐表格上常有许多难以填写的项目，遇到该情形可填"I don't know"，亦不致对该生的评价有何严重影响。
写推荐信方式
推荐信是留学申请过程中，最难由自己掌握的部分，也由于他是众多申请材料中少数能从第三者的可观角度评关申请者的文件，因此有重要的地位。
我们可以从三个方向着手：
1、就学校方面
首先，必须先了解申请专业的特点（推荐信内容可以强调此特点）；整理各校对推荐信内容的要求，即可得到关于评估的基本要求（例如，学术研究能力、创造力等），以及特殊要求（例如，对研究领域的适应度等）。试想：你认为录取委员会希望由推荐信获取那些关于你的信息。
2、就个人方面
分析自己的优缺点，在校成绩以及工作表现，有无特殊经历可以展现自己在此研究领域的潜力，或拥有那些特殊的能力,依此作为选择老师写推荐信及提供了解你的基础。并以明确具体的证据来支持证明自己的特殊能力和个人特点（例如，试验成果、研究计划、学术出版物、课外活动等）。
3、就推荐者方面推荐信是了解申请人的重要依据，在研究生课程中尤其如此。申请人可以选择老师、教授或雇主。推荐人必须熟悉学生的学习情况，了解学生的学习目的是否明确，在学术上是否有前途，以及学生的适应能力、创造能力、品行和特长。书写推荐信的最理想的人选是一封由系主任写，一封由专业课教授写，一封由自己的导师写。不过，对方若无规定，则除了自己的亲属之外，任何人皆可为推荐人。推荐人一般应具备高级技术职称，如教授、副教授、研究员、副研究员等。如果推荐人在国内外学术界享有盛誉，或者被申请就读学校聘为客座教授，或者曾经在该校讲过学，那么这样的推荐人写的推荐信就具有很强的效力了。
注意事项
一般而言，推荐信需要三封，最好三封各有其强调的重点，以完全申请人的特点与才华，推荐信的基本组成除信头、发信日期、收信人姓名、地址、称呼、签名、推荐人姓名、职务等外，信件内容还应包括以下各项：
1.被推荐者全名：不可全文都只写Mr. Huang和Miss He,需要明确写出被推荐者的全名至少一次。
2.认识期间：何时认识，或认识多久？
3.认识程度：偶尔见面或者密切接触，例如任课老师或者班主任等。
4.与申请人之间的关系：老师或者部门主管等。
5.学业成绩：讨论申请人擅长与不擅长的学习领域。
6.个人成就：在学校、工作或家庭中的特殊表现。如曾经获得某种奖学金、工作中表现优秀等。
7.特殊才能：语言、艺术、体育等方面的特殊能力。
三、简历
释义
申请美国院校入学和奖学金资助，要准备一份合适的个人简历。个人简历的目的是让对方清晰地了解申请者的全面情况，应力求在真实、全面、简明的基础上准确地反映自己受教育和从事专业工作的经历，特别是历年来的工作方向、研究兴趣及成果。外国简历最忌讳写上自己的性别，婚姻状况，甚至千万不要自作聪明附上照片 ，这些都是会被视为是干扰中立判断的因素。
个人简历内容
1、姓名。要与各种学历证明的姓名相同，如有更名情况，务必在公证时予以声明，并附上公证书。
2、出生年月日及地点。力求与各类学历证明的出生年月日一致，出生地点写明国别和省别。
3、国籍。
4、婚否。应分为未婚、己婚、丧偶、独身四种状况。
5、工作单位及详细通信地址。
6、个人受教育经历。包括大学、硕士研究生阶段的在读时间，所在大学的名称、专业和所获学位；参加工作后的受教育经历，主要是指脱产接受专门的进修、培训或学习。
7、个人从事专业的经历。填写专业经历应力求抓住重点，突出研究方向；担任教学工作的可列出主讲、助讲的课程名称；担任研究工作的可列出参加各个研究项目的课题名称。
8、有何著作、论文或研究成果。个人的论文、著作和研究成果要分门别类列出，并一定要与个人专业经历相一致。所列著作要注明名称、出版年月、出版单位。所列论文要注明论文题目，刊载的杂志或期刊名称、期号、语种；对于在学术会议上发表的文章还要注明学术会议的名称、召开的时间和地点等等。如果其中有被外国学者评论过的，最好附上刊载评论文章的杂志名称及时间。
9．外语水平。注明参加TOEFL、GRE等考试的时间、地点及成绩。若申请者掌握多门外语，则要一一注明语种并说明熟练程度。
10、参加何种学术团体，得到何种荣誉。学术团体一般应是省、市或行业一级以上的专业学术团体，在学术团体中所担任职务可予以注明：荣誉主要是指在专业、技术研究方面获得的奖励和荣誉，要注明获奖名称、颁奖时间和颁奖单位。
11、拟申请的大学和导师的姓名。可根据申请者查询到的资料予以注明，需注意按照每个单位、每位导师给一份简历的原则，即在同一份简历中不必注明全部想要联系的单位或导师。
12、拟进行的研究方向和希望从事研究的题目。国外院校的专业面一般较宽，要根据国外情况，力求专业面与其一致；研究课题可根据自己的研究兴趣和需要，同时也要尽量考虑对方的条件。简历最好打印。上述项目如遇缺项可不必撰写，只需将下一项内容提前即可。简历的字迹要求工整、清楚。既不要言过其实，又必须充分反映自己的实际水平。
四、Essay短文
释义
申请美国本科或者硕士课程，很多时候学校都会要求申请者写Essay。Essay翻译成中文有点小短文的意思。
写作基本原则
美国一所顶尖大学表示："虽然申请人在大学的学习成绩和标准化考试成绩可以有力地帮助我们对他做出评估，但是有些无法用数据衡量的东西也是同样重要的，甚至是更加重要的。"由此我们可以看出，Essay在申请材料中的独特性和重要性。
Essay写作总原则就是要围绕着自己的特点来对过去的成就、经历、挫折、技能、思想等进行总结以及对未来的规划，在写作过程中切记不要照搬照抄别人的文章，千篇一律，要具备鲜明的个人特色，写出独特性的Essay。一般来讲，要写出一篇优秀的文章要做到以下几点：
言简意赅，避免啰嗦。每一个句子都应该精简到只保留它的基本部分。任何冗余或者不能增加新意的词语都应该删除。当你把文章精简并删掉不必要的词和短语时，文章的质量就得到了提高。要知道，招生委员会在审核期间，要短时间内面对那么多Essay，他是没有时间来看啰嗦，没有主次的文章的。
表述要精确。任何时候都要尽可能详尽而又具体的去表达你的想法。细节能让你的作品更具真实性。对于要表述的内容，要表达的思想都要精确的表达出来，感染到读者，让读者信服，从而体现文章的真实性。
主题要明确。申请的时候，学校给出的Essay题目都是有很强的针对性的，所以，在撰写Essay之前一定要想清楚这个题目的隐含意义，了解学校想通过这篇文章考察你什么。然后再动笔，这样写出来的文章才有针对性，而不会偏离目标。有的时候题目显得很简单，但是事实上这类题目是最不好写的，因为简单的一句话让人很难摸清楚他们的出题思路和意图，对这类的题目反而要更加注意。
各篇Essay之间要相辅相成。一般来讲，每所学校会要求3-5篇Essay，每篇Essay考察的目的是不同的，因此，在动笔之前要想好写作的思路和结构。在一篇文章中已体现的重点就不要在另一篇文章中出现，否则几篇文章写下来只反映了一个特点，很多优势没有展示出来，这样录取委员会就不会看到一个完整的你。
保持同一风格和语调。在开始动笔之前，你就要决定好采用怎样的风格和语调，并在整篇短文中保持一致。如果你在短文开头部分的语调是轻松和幽默的，就不要突然在短文中间转变为忧郁或者严厉的语调。如果你打算把自己的短文写成是个人日记风格的，就不要突然开始向局外的读者吹嘘自己。
多修改。无论是本科还是商学院对Essay一般都有字数上的限制，如此多的内容要归纳到那么少的文字中，如何能把每句话都说到点子上，让每个字都发挥其作用还是有一定难度的。当一篇文章写好之后，一定要回头仔细阅读，认真推敲每个句子，同时也可以给自己的朋友和家人看，让他们也多提提意见。一篇好的文章是需要反复多次修改才能"完美"呈现出来的。
五、经典写作方法
用悲惨经历写文书是否明智
有些学生会这样写，这个就叫做磨难吧，生活中的磨难。这样写也有一定的合理性，因为人在磨难中才能快速成长嘛。而申请者的成熟度和韧度正是美国高校所希望看到的。可以写一些比如说得病啊，经历了比较大的挫折，但是这个也要把握一个"度"!首先，这个挫折不是说你高考失利啊，一门考试不及格啊，类似的情况，作为一名学生，还算是蛮常见的。我们所谓的挫折，是指你生活中遇到的一些实实在在的挫折，而且，在文书的写作中，最重要的不是把挫折写出来，博得同情分，而是要阐述在这个磨难里，你学到了什么，采取了哪些方法来应对，做了些什么，是怎么成长的，成长的是什么。
有个例子可以来说明一下，我们之前有个学生，得了慢性胃炎，他在文书写作中，用了一种比较独特的拟人的方式，他把慢性胃炎比喻成肚子里的孙悟空，首先他需要去了解这个"孙悟空"，它什么时候会大闹起来，会安静下来。从而了解到自己不能够吃凉的，不能太熬夜，在认识慢性胃炎的过程中，他也学会照顾自己。而且这种论述方式也体现了他的乐观，积极的心态，会让招生官眼前一亮。
缺点和失败要不要写进文书里
这一点大家需要注意一下，文书中所涉及到的失败和缺点一定是曾经的、过去式的，绝对不可以写仍然存在的一些失败或缺点，并且原则性的错误也是需要避免的。比如说考试作弊，高考代考什么的，这种错误，犯一次都不行。
而且你不能纯粹去写自己的缺点和失败，还是要重点描述为了克服缺点，弥补失败，你做了些什么，学到了什么。最好要强调一下，通过总结经验，弥补失误，你在今后类似的事情中没有再失败过了。
这里提醒大家的是，文书中的失败一定是真真切切给自己带来教训的，而不是简单的难过几天就过去的事情。
文书体现的宗旨
文书的宗旨是呈现自己。树立自己积极向上，关注社会的成熟形象。而所谓的"异见"，不能是为了求不同而不同。你的独特性应该表现在通过自己的独立思考，对事件有一个不同的见解，我们要敢于做最好的自己，而不能把任性当成"异见"。
文书中异见体现方式
招生官更喜欢的是有见解且成熟的异见。前面说过我们可以表达自己的异见，但是一味的张扬自我、刚愎自用的异见是不提倡的，我们这里所提到的异见是基于谦虚谨慎的态度之上的，而绝不是为了求不同而不同，而且绝对禁止不听合理意见、坚持自我。此外，所讲述的事情也是以事实为根据的，切勿讲述大而空的话。
活动奖项如何在文书中合理体现
其实在网申过程中，活动或者荣誉有具体的表格供学生填写，文书的初衷就是让对方学校认识一个优秀的，独特的，有思想的你。如果在文书上也进行这些的罗列，这就等于放弃了深刻表现自己的一次机会。所以在文书中，你只需要选择一个或者几个对自己影响比较大的活动，重点阐释通过这个活动，你学到了什么，思考了什么，做了些什么，借以去更深刻地展示自己。
